Datenschutzhinweise
Datenschutzhinweise für die Webseite www.exporto.de
Datenschutzhinweise für Online-Besprechungen
Datenschutzhinweise für die Nutzung der Plattform app.exporto.de und der exporto-Apps
Datenschutzhinweise für die Nutzung unserer Social-Media-Kanäle
Allgemeine Hinweise für die Webseite, Apps, Funktionen und Social-Media-Kanäle gem. Art. 13, 14 DSGVO
I. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
exporto GmbH
Bücklestraße 5
78467 Konstanz
Deutschland
Telefon: +49 7531 127 949 10
E-Mail: info@exporto.de
II. Datenschutzbeauftragter
Unser Unternehmen hat einen Datenschutzbeauftragten gemäß Art. 37 DSGVO benannt. Sie erreichen ihn unter der E-Mail: datenschutz@exporto.de
III. Arten der Datenerhebung
Wir erheben personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und nur dann, wenn dies zur Erfüllung eines bestimmten Zwecks erforderlich ist. Die Erhebung kann auf folgenden Wegen erfolgen:
- Über unsere Websites (www.exporto.de sowie www.mag.exporto.de)
z.B. durch Nutzung von Kontaktformularen, Newsletteranmeldung, Downloads, Webanalyse oder durch Cookies. - Über unsere Plattform (app.exporto.de) und unsere Apps für Shopsysteme
z.B. bei der Registrierung von Unternehmenskonten, bei Transaktionen, im Rahmen der Kommunikation oder durch hochgeladene Dokumente. - Über unsere Social-Media-Kanäle
z.B. durch Kommentare, Nachrichten, Interaktionen oder Teilnahme an Kampagnen auf Plattformen wie LinkedIn, Instagram oder Facebook. - Im Rahmen von Veranstaltungen und Events
z.B. bei der Anmeldung zu Webinaren, Messen oder Informationsveranstaltungen – online oder vor Ort. - Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses oder Bewerbungsverfahrens
z.B. durch Bewerbungen, Vertragsunterlagen, Mitarbeiterverwaltung oder interne Kommunikation. - Über direkten Kontakt per E-Mail, Telefon oder postalisch
z.B. bei Supportanfragen, Geschäftsanbahnungen oder Kundenkommunikation.
Die erhobenen Daten variieren je nach Zweck der Verarbeitung und werden ausschließlich für den jeweiligen Verarbeitungszweck verwendet.
IV. Ihre Rechte
Als betroffene Person haben Sie gemäß Art. 15 ff. DSGVO insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft, Berichtigung und Löschung
Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten, deren Herkunft, Empfänger sowie den Zweck der Datenverarbeitung. Zudem haben Sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten oder Löschung, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn:- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten (für die Dauer der Prüfung),
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie statt Löschung eine Einschränkung verlangen,
- wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen,
- oder Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben und eine Interessenabwägung noch aussteht.
- Im Fall einer Einschränkung erfolgt die Verarbeitung – abgesehen von der Speicherung – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses.
- Widerruf Ihrer Einwilligung
Sofern eine Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.
- Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO
Widerspruch aus besonderen Gründen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO):
Wenn Ihre Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Widerspruch gegen Direktwerbung (Art. 21 Abs. 2 DSGVO):
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen. Dies gilt auch für ein Profiling, soweit es mit Direktwerbung in Verbindung steht.
Nach einem Widerspruch werden Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr zu diesen Zwecken verarbeitet. - Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung automatisiert verarbeiten, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder – soweit technisch möglich – an einen anderen Verantwortlichen übermitteln zu lassen. - Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres Aufenthaltsortes, Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
V. Umgang mit Bewerberdaten
1. Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wenn Sie sich bei exporto bewerben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Dies betrifft insbesondere Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen, Korrespondenz, Notizen aus Vorstellungsgesprächen oder vergleichbare Angaben.
Rechtsgrundlagen hierfür sind:
- § 26 Abs. 1 BDSG (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z.B. Aufnahme in Bewerberpool)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z.B. zur Abwehr von Ansprüchen)
Die Daten werden ausschließlich an mit der Auswahl betraute Personen innerhalb unseres Unternehmens weitergegeben.
2. Aufbewahrungsdauer
- Bei erfolglosem Abschluss des Bewerbungsverfahrens bewahren wir Ihre Unterlagen bis zu 6 Monate nach Abschluss des Verfahrens auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z.B. zur Verteidigung gegen mögliche Ansprüche.
- Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht bzw. vernichtet, es sei denn, es besteht ein fortdauernder rechtlicher Grund für die Aufbewahrung.
- Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn Sie ausdrücklich eingewilligt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
3. Bewerberpool
Wenn Sie nicht unmittelbar eingestellt werden, kann Ihnen die Option angeboten werden, Ihre Bewerbung in unseren Bewerberpool aufzunehmen. Dies erfolgt nur auf Basis einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung ist freiwillig, kann jederzeit widerrufen werden und hat keinen Einfluss auf das laufende Bewerbungsverfahren. Die im Bewerberpool gespeicherten Daten werden spätestens nach 2 Jahren gelöscht.
4. Weitergabe und Auftragsverarbeitung
Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann eine Weitergabe erfolgen:
- an interne Fachverantwortliche, soweit dies zur Bewerberauswahl erforderlich ist (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO i. V. m. § 26 BDSG),
- an externe Dienstleister im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, z.B. für IT-Infrastruktur oder Bewerbermanagementsysteme.
Für die Abwicklung und Verwaltung von Bewerbungen setzen wir das Bewerbermanagementsystem Personio ein. Personio verarbeitet Bewerberdaten ausschließlich im Auftrag und auf sicheren Servern innerhalb der EU.
Weitere Informationen zur Nutzung von Personio finden Sie in der Tabelle der eingesetzten Tools.
Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt grundsätzlich nicht. Sollte dies in Ausnahmefällen erforderlich sein, erfolgt die Übermittlung ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien wie z.B. EU-Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO.
VI. Kommunikation per E-Mail
Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im erforderlichen Umfang. Dies betrifft z.B. Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie ggf. mitgesendete Anhänge.
Die Verarbeitung erfolgt auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags (z.B. bei Angebotsanfragen, Projektabsprachen),
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effektiver Kommunikation mit Geschäftspartnern, Kunden oder Interessenten,
- Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – sofern Sie ausdrücklich eingewilligt haben.
Ihre Daten verbleiben bei uns, solange dies für die Erledigung Ihrer Anfrage erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Nach Zweckerfüllung oder Widerruf Ihrer Einwilligung werden Ihre Daten gelöscht, sofern keine anderweitigen rechtlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.
Datenschutzhinweise für die Webseite www.exporto.de
Diese Hinweise gelten für die Nutzung der Webseite http://www.exporto.de/ sowie aller öffentlich zugänglichen Unterseiten und Subdomains, wie z. B. mag.exporto.de. Sie informieren darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch unserer Seiten verarbeitet werden, zu welchen Zwecken dies erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung beruht.
Wir erfassen personenbezogene Daten auf drei Arten:
1. Daten, die Sie uns mitteilen. Dies geschieht z.B. durch:
- das Ausfüllen von Kontaktformularen,
- die Anmeldung zu Newslettern,
- die Teilnahme an Umfragen oder Downloads,
- die Registrierung für Veranstaltungen oder Webinare,
- durch sonstige Kommunikation per E-Mail.
Verarbeitete Daten können dabei insbesondere umfassen:
- Vor- und Nachname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Firma, Position, Adresse
- Inhalt der Nachricht oder Anfrage
2. Daten, die automatisch erfasst werden:
Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten durch unsere IT-Systeme bzw. Hosting-Dienstleister erfasst, z. B.:
- Browsertyp und -version
- Betriebssystem
- Referrer-URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse
3. Daten aus Cookies und Tracking-Technologien:
Wir nutzen Cookies und vergleichbare Technologien (z. B. Pixel, Local Storage), um bestimmte Funktionen bereitzustellen sowie zur Analyse des Nutzerverhaltens und für Marketingzwecke.
Dabei können z. B. folgende Daten erfasst und verarbeitet werden:
- Besuchte Seiten und Klickverhalten
- Session-Informationen
- Standortdaten (ungefähr, auf Basis der IP-Adresse)
- Eingesetztes Gerät und Bildschirmauflösung
- Spracheinstellungen
Siehe hierzu auch Punkt VI. „Einwilligungsmanagement“
I. Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:
- Sicherstellung des technischen Betriebs und der Sicherheit der Website
- Verbesserung und Optimierung unseres Online-Angebots
- Beantwortung von Anfragen
- Analyse des Nutzerverhaltens zur Verbesserung der Nutzererfahrung
- Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
II. Speicherdauer
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich ist. Erfolgt ein berechtigtes Löschersuchen oder widerrufen Sie eine Einwilligung, löschen wir Ihre Daten, sofern keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. In diesem Fall erfolgt die Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Fristen.
III. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage folgender gesetzlicher Bestimmungen:
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
- Vertragserfüllung oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Beim Einsatz von Cookies und ähnlichen Technologien stützen wir uns zusätzlich auf § 25 Abs. 1 TDDDG. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
IV. Empfänger personenbezogener Daten
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an externe Stellen weiterzugeben. Eine Übermittlung erfolgt nur, wenn:
- sie zur Vertragserfüllung notwendig ist,
- eine gesetzliche Pflicht besteht,
- ein berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO vorliegt, oder
- eine andere gesetzliche Grundlage dies erlaubt.
Sofern Auftragsverarbeiter eingesetzt werden, geschieht die Datenweitergabe ausschließlich auf Basis eines gültigen Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO. Bei gemeinsam verantwortlicher Verarbeitung wird ein entsprechender Vertrag gemäß Art. 26 DSGVO geschlossen.
V. Einsatz von Drittanbieter-Tools und Plugins
Um die Funktionalität, Sicherheit und Nutzerfreundlichkeit unserer Website sicherzustellen sowie um unser Angebot fortlaufend zu analysieren und zu optimieren, setzen wir verschiedene Dienste externer Anbieter ein. Diese Tools unterstützen uns bei der technischen Auslieferung der Website, der Nutzerinteraktion sowie bei der Erfolgsmessung und Verbesserung unserer Online-Präsenz.
Die Datenverarbeitung durch diese Anbieter erfolgt entweder:
- auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG (z.B. Analyse- und Marketingtools), oder
- auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (z.B. Hosting und Sicherheitsfunktionen).
Soweit wir externe Dienstleister als Auftragsverarbeiter einsetzen, schließen wir mit ihnen - soweit gesetzlich erforderlich - einen Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Abhängig vom jeweiligen Anbieter und der konkreten Konfiguration können personenbezogene Daten auch außerhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden oder von dort aus zugänglich sein.
Bei Übermittlungen in Drittländer beachten wir die Art. 44 ff. DSGVO. Je nach Empfänger stützen wir die Übermittlung insbesondere auf einen Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO (einschließlich des EU-US Data Privacy Framework, soweit dessen Voraussetzungen vorliegen) oder auf geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere die EU-Standardvertragsklauseln, gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen.
VI. Einwilligungsmanagement
Für die Verwaltung Ihrer Einwilligungen nutzen wir den Dienst Cookiebot der Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark.
Erst nach Ihrer aktiven Zustimmung werden nicht notwendige Cookies oder Tracking-Technologien gesetzt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
Einwilligungen können Sie jederzeit widerrufen oder anpassen:
Link zu CookieBot Consent Tool
VII. Kategorien eingesetzter Tools
Die eingesetzten Dienste lassen sich in folgende Kategorien einteilen:
- Notwendige Tools: (z. B. Hosting, Sicherheit, Content-Auslieferung, Consent-Management) Diese sind für die grundlegende Bereitstellung und den sicheren Betrieb der Website erforderlich und bedürfen keiner Einwilligung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionalen Websitebetrieb) i. V. m. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
- Präferenz-Tools: Diese ermöglichen es, sich an von Ihnen gewählte Einstellungen zu erinnern (z. B. Sprache, Region oder Darstellungsoptionen), um die Nutzung der Website zu erleichtern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG, sofern hierfür Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden.
- Statistik-Tools: Diese dienen der anonymisierten Analyse des Nutzerverhaltens, um die Nutzung unserer Website zu verstehen und zu verbessern. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit im Cookie-Banner widerrufen.
- Marketing-Tools: Diese werden verwendet, um Nutzer über Websites hinweg wiederzuerkennen, Reichweitenmessungen vorzunehmen und Ihnen personalisierte Inhalte oder Werbung anzuzeigen. Hierzu zählen auch Social-Media-Plugins (z. B. LinkedIn, Facebook). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TDDDG).
VIII. Eingesetzte Tools auf der Webseite
Datenschutzhinweise für Online-Besprechungen
Wir führen interne und externe Besprechungen regelmäßig als Videokonferenzen durch. Dazu nutzen wir insbesondere Zoom sowie vergleichbare Plattformen. Darüber hinaus kann in manchen Fällen ein automatisierter Notizdienst („AI Notetaker“) zum Einsatz kommen, welcher Gesprächsinhalte aufzeichnet, zusammenfasst oder transkribiert.
I. Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Rahmen solcher Online-Besprechungen können abhängig vom Szenario folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Name, E-Mail-Adresse, Unternehmen, Teilnehmerrolle
- Bild- und Ton Daten (bei aktiver Kamera oder Mikrofon)
- Chat-Inhalte, Bildschirmfreigaben, hochgeladene Dateien
- ggf. Aufzeichnungen, Transkripte oder Zusammenfassungen der Besprechung (z. B. durch Tools wie Zoom AI Companion, TL;DV, Gemini)
Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom Kontext entweder
- zur Vorbereitung oder Durchführung eines Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO),
- zur Wahrung berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), z. B. zur Dokumentation,
- auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), z. B. bei Einsatz von Analysefunktionen oder Mitschnitten.
II. Einsatz von AI-basierten Notetaking-Tools
Wird ein AI-Notetaker oder Aufzeichnungsdienst eingesetzt, werden Teilnehmer vorab mündlich oder durch einen sichtbaren Hinweis in der Sitzung darüber informiert. Eine Teilnahme erfolgt in diesem Fall freiwillig und setzt Ihre Zustimmung voraus.
III. Eingesetzte Tools für die Meetings
Bei diesen Diensten kann es zur Verarbeitung Ihrer Daten in Drittländern (z. B. USA) kommen. In diesen Fällen greifen geeignete Schutzmechanismen wie EU-Standardvertragsklauseln oder Zertifizierungen nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF).
IV. Aufzeichnung von Meetings
Online-Besprechungen werden nur aufgezeichnet, wenn dies vorab ausdrücklich kommuniziert wird oder Sie zugestimmt haben. Sofern eine Aufzeichnung erfolgt, geschieht dies ausschließlich zum genannten Zweck und unter Wahrung datenschutzrechtlicher Vorgaben.
V. Speicherdauer
Aufzeichnungen, Transkripte oder Notizen werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, richtet sich die Speicherdauer danach.
Datenschutzhinweise für die Nutzung der Plattform app.exporto.de und der exporto-Apps
I. Datenverarbeitung auf der Plattform und in den Apps
a) Registrierung von Nutzern
Erhobene Daten:
- Unternehmen: Firmenname, Adresse, Handelsregisternummer, Ansprechpartner (Vorname, Nachname), E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
- Individuelle Nutzer: Vorname, Nachname, Funktion im Unternehmen, Benutzername, E-Mail-Adresse, ggf. Mobilnummer.
Verwendungszwecke:
- Erstellung und Verwaltung von Unternehmenskonten und Nutzerzugängen.
- Organisation von Zugriffsrechten innerhalb eines Unternehmensprofils.
b) Durchführung von Geschäftstransaktionen
Erhobene Daten:
- Hochgeladene Dokumente: z.B. Zollpapiere, Rechnungen, Transport- und Lieferdokumente.
- Transaktionsdaten: Warenbeschreibung, Lieferadressen, Zolltarifnummern, Beträge.
- Kommunikationsinhalte zwischen beteiligten Parteien.
Verwendungszwecke:
- Abwicklung und Dokumentation von Handelsprozessen.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern im Rahmen der Plattformnutzung.
c) Plattforminterne Kommunikation
Erhobene Daten:
- Nachrichteninhalte, Anfragen über integrierte Kommunikationsfunktionen.
Verwendungszwecke:
- Zusammenarbeit, Support und Nachvollziehbarkeit von Transaktionen.
- Optimierung der Prozesskommunikation.
d) Nutzung von exporto-Apps in Shopsystemen
exporto stellt für Shopsysteme Apps bzw. Plugins bereit, mit denen Händler ihre Bestellungen an die exporto Plattform übergeben und Versandlabels für den grenzüberschreitenden Versand erzeugen. Die Apps sind eine Erweiterung der Plattform: Sie führen der Plattform die für den Versand erforderlichen Daten aus dem Shopsystem zu und übermitteln Sendungsdaten (z. B. Tracking-Nummern) an das Shopsystem zurück.
Verarbeitete Daten:
- Empfängerdaten der Bestellung: Name, ggf. Firma, Lieferadresse (Straße, PLZ, Ort, Land), E-Mail-Adresse, Telefonnummer.
- Bestelldaten: Bestellnummer und Bestell-ID des Shopsystems, Bestellpositionen (Artikel, Menge, Preis, Gewicht), Zielland, Status, Zeitstempel.
- Versanddaten: Sendungsnummer, Carrier, Tracking-Code, Versandlabel (PDF; enthält die Lieferadresse).
- Technische Verarbeitungsdaten: Rückmeldungen und Fehlertexte aus der Übertragung (können Bestelldetails enthalten), aus den Bestelldaten abgeleitete technische Prüfsummen zur Erkennung unveränderter Übertragungen; diese sind nicht unmittelbar lesbar und dienen ausschließlich der technischen Prüfung von Übertragungen, sowie Protokollen über den Abruf von Versanddokumenten.
Verwendungszwecke:
- Übergabe der Bestellungen aus dem Shopsystem an die Plattform und Erzeugung der Versandlabels.
- Abwicklung des grenzüberschreitenden Versands einschließlich Zollabwicklung über die Plattform; Kontaktdaten dienen der Zustellung, Avisierung und der Klärung von Versand- und Zollfragen.
- Rückübermittlung der Sendungsdaten in das Shopsystem des Händlers.
- Fehleranalyse sowie Sicherheit und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung.
Rollen und Rechtsgrundlagen:
Soweit exporto Bestell- und Empfängerdaten ausschließlich zur Durchführung der vom Händler beauftragten Versandabwicklung nach dessen Weisungen verarbeitet, ist der jeweilige Händler datenschutzrechtlich Verantwortlicher und exporto Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO; mit jedem Händler wird hierzu ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung gegenüber den betroffenen Empfängern bestimmt in diesen Fällen der Händler als Verantwortlicher. Soweit exporto personenbezogene Daten zur Erfüllung eigener gesetzlicher Pflichten verarbeitet, insbesondere aufgrund zoll-, handels- oder steuerrechtlicher Vorgaben, erfolgt die Verarbeitung in eigener Verantwortlichkeit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der jeweils einschlägigen gesetzlichen Verpflichtung. Soweit exporto in eigener Verantwortlichkeit technische Protokoll- und Sicherheitsdaten zur Gewährleistung der Sicherheit, Fehleranalyse oder Nachvollziehbarkeit der eigenen Systeme verarbeitet, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür vorliegen.
II. Speicherfristen
Daten zu Unternehmenskonten und Nutzern speichern wir für die Dauer der Geschäftsbeziehung und löschen sie danach, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. handels-, steuer- oder zollrechtlich) bestehen. Kommunikationsinhalte speichern wir, solange sie für die Abwicklung des jeweiligen Vorgangs erforderlich sind; für steuerlich relevante Geschäftsbriefe gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Nutzer können ihre Daten im Rahmen ihrer Zugriffsrechte exportieren oder lokal sichern.
Für Bestell-, Empfänger-, Sendungs- und Retourendaten der Plattform ist ein Phasenmodell festgelegt. Daten werden operativ nur so lange vorgehalten, wie sie für Versand, Zustellung, Retourenabwicklung, Rückwarenabfertigung oder die Klärung noch bestehender Ansprüche erforderlich sind. Für hierfür tatsächlich erforderliche Daten ist grundsätzlich ein maximaler operativer Standardzeitraum bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Zustellung vorgesehen; einzelne Daten, insbesondere E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sind früher zu löschen, sobald sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Wegfall des operativen Zwecks werden nur solche Daten und Unterlagen weiter aufbewahrt, für die ein fortbestehender Rechtsgrund, insbesondere eine handels-, steuer- oder zollrechtliche Aufbewahrungspflicht, besteht. Die konkrete Frist richtet sich nach der jeweiligen Daten- bzw. Unterlagenkategorie und beträgt nach derzeitiger Prüfung bis zu zehn Jahre. Soweit exporto die Daten im Auftrag eines Händlers verarbeitet, kann dieser kürzere Fristen anweisen. Die technische Automatisierung der Zugriffsbeschränkung und des fristbezogenen Löschlaufs der Plattform befindet sich noch in Umsetzung; bis zur vollständigen Umsetzung werden Lösch- und Einschränkungsanforderungen über dokumentierte manuelle Prozesse bearbeitet.
Daneben bestehen derzeit vollständige monatliche Sicherungen der Plattformdatenbank, die auch Endkundendaten einschließlich E-Mail-Adressen und Telefonnummern enthalten und bis zu zehn Jahre wiederherstellbar sind. Die Prüfung dieser Aufbewahrungsdauer ist im Rahmen der Weiterentwicklung des Löschkonzepts für 2027 vorgesehen.
Für die exporto-Apps gelten ergänzend feste Fristen: Versandlabels (PDF), technische Rückmeldetexte und aus Bestelldaten abgeleitete Prüfsummen werden 90 Tage nach Abschluss einer Bestellung automatisch gelöscht bzw. geschwärzt; Bestellungen ohne weitere Aktivität werden spätestens nach 180 Tagen entsprechend bereinigt. Für die unmittelbar zum Shopify-Plugin gehörenden Sicherungen in Google Cloud gilt nach der aktuellen Backup-Konfiguration eine Aufbewahrung von höchstens 90 Tagen einschließlich Wiederherstellbarkeit. Für weitere Sicherungen der Plattform gilt die gesonderte Backup-Strategie. Soweit Sicherungen des Shopify-Plugins in IONOS-Offsite-Backups enbezogen werden, gilt auch dort eine Obergrenze von 90 Tagen einschließlich Wiederherstellbarkeit. Protokolle über den Abruf von Versanddokumenten werden für höchstens 180 Tage aufbewahrt. Abgeschlossene oder gescheiterte Aufträge der Shopify-Webhook-Warteschlange werden nach sieben Tagen durch einen automatisierten nächtlichen Löschlauf entfernt, spätestens innerhalb von acht Tagen nach Abschluss oder Scheitern. Der Datenträger der Warteschlange wird nicht zusätzlich gesichert.
III. Verantwortung und Zugriffskontrolle
- Die Verantwortung für Inhalte liegt bei den registrierten Unternehmen und ihren benannten Nutzern.
- Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln und dürfen nur von autorisierten Mitarbeitern genutzt werden.
- Die Benutzerverwaltung (z.B. Rechtevergabe) erfolgt durch das jeweilige Unternehmen innerhalb seines Kontos.
- Der Abruf von Versanddokumenten in den exporto-Apps ist nur angemeldeten Nutzern des jeweiligen Händlers möglich und wird protokolliert.
IV. Datenweitergabe und Drittstaatentransfers
a) Weitergabe an Dritte
Personenbezogene Daten werden nur übermittelt, wenn:
- dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist (z.B. an Carrier und Logistikpartner zur Zustellung sowie an Zoll- und Finanzbehörden im Rahmen der Abfertigung),
- eine gesetzliche Verpflichtung besteht,
- eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt, oder
- ein berechtigtes Interesse besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
b) Externe IT-Dienstleister
Für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform und der Apps werden vertraglich gebundene Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) eingesetzt. Diese verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden; die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. des EWR.
c) Drittlandübermittlung
Bei der grenzüberschreitenden Versandabwicklung kann eine Übermittlung personenbezogener Daten an Empfänger in Drittländern außerhalb der EU bzw. des EWR erforderlich sein, etwa an Carrier oder Zollbehörden im jeweiligen Zielland. Soweit exporto im Rahmen eigener Verarbeitungen oder durch eingesetzte Dienstleister personenbezogene Daten in ein Drittland übermittelt, erfolgt dies nach Maßgabe der Art. 44 ff. DSGVO. Dies kann insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO (z. B. für die Schweiz oder das Vereinigte Königreich), geeigneter Garantien nach Art. 46 DSGVO wie den EU-Standardvertragsklauseln - gegebenenfalls ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen - oder, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind, einer Ausnahme nach Art. 49 DSGVO erfolgen.
V. Betroffenenrechte bei Bestellungen über exporto-Apps
Soweit exporto Bestell- und Empfängerdaten im Auftrag des Händlers verarbeitet, ist der jeweilige Händler datenschutzrechtlich Verantwortlicher. Betroffene Personen können sich mit Anfragen zu ihren Rechten nach Art. 15 ff. DSGVO an den Händler wenden; exporto unterstützt den Händler als Auftragsverarbeiter bei der Erfüllung dieser Anfragen. Soweit exporto personenbezogene Daten für einzelne Zwecke in eigener Verantwortlichkeit verarbeitet, können Betroffenenrechte insoweit auch unmittelbar gegenüber exporto (datenschutz@exporto.de) geltend gemacht werden:
- Löschanfragen (z. B. „customers/redact“ bei Shopify): Versandlabels, Rückmeldetexte und abgeleitete Prüfsummen zu den benannten Bestellungen werden im Plugin unverzüglich geschwärzt. Plattformdaten werden über den dokumentierten Löschprozess bearbeitet. Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten einer Löschung entgegenstehen, wird die Nutzung der hiervon betroffenen Daten auf den Aufbewahrungszweck beschränkt; nach Ablauf der maßgeblichen Frist werden sie gelöscht.
- Auskunftsanfragen (z. B. „customers/data_request“ bei Shopify): exporto stellt dem Händler die zu den benannten Bestellungen gespeicherten Daten unverzüglich und so rechtzeitig auf sicherem Weg bereit, dass der Händler die Anfrage innerhalb der gesetzlichen Frist nach Art. 12 Abs. 3 DSGVO beantworten kann; der Händler beantwortet die Anfrage gegenüber seinem Kunden.
- Deinstallation einer App (z. B. „shop/redact“ bei Shopify): Nach der Deinstallation werden die in der App gespeicherten Bestelldaten des Shops gelöscht.
VI. Plugins und andere Dienste
Datenschutzhinweise für die Nutzung unserer Social-Media-Kanäle
I. Verantwortlichkeit
Für die Datenverarbeitung auf unseren Social-Media-Präsenzen sind wir gemeinsam mit den jeweiligen Plattformbetreibern verantwortlich im Sinne von Art. 26 DSGVO (gemeinsame Verantwortlichkeit).
Bitte beachten Sie, dass wir nur auf die Datenverarbeitung Einfluss haben, die durch uns selbst erfolgt. Die weitergehende Verarbeitung (z.B. zu Analyse- oder Marketingzwecken) erfolgt in Verantwortung des jeweiligen Plattformbetreibers.
II. Unsere Social-Media-Auftritte
Wir betreiben Profile in folgenden Netzwerken:
Die Anbieter dieser Plattformen sind unter anderem in den USA ansässig und verfügen über eine Zertifizierung gemäß dem EU-US Data Privacy Framework (DPF). Informationen zur Gültigkeit der DPF-Zertifizierungen finden Sie unter: https://www.dataprivacyframework.gov/list
III. Datenverarbeitung durch exporto
Wenn Sie mit uns über soziale Netzwerke interagieren (z.B. durch Nachrichten, Kommentare, Reaktionen), verarbeiten wir Ihre übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Kommunikation. Sofern Sie uns personenbezogene Daten im Rahmen einer Veranstaltungseinladung oder einer Nachricht übermitteln, verarbeiten wir diese zur Organisation, Kommunikation oder Vertragsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), ggf. auch auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
IV. Empfänger und Drittlandübermittlungen
Empfänger der Daten ist zunächst der jeweilige Plattformbetreiber, welcher die Daten ggf. auch außerhalb der EU verarbeitet. Die Datenverarbeitung unterliegt dabei den Datenschutzrichtlinien des jeweiligen Anbieters. Eine Datenverarbeitung durch exporto außerhalb der EU erfolgt nicht, es sei denn, geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (SCC) oder DPF-Zertifizierungen bestehen.
V. Webtracking und Analyse durch Plattformbetreiber
Plattformen wie Meta, LinkedIn oder YouTube setzen eigene Tracking-Tools ein (z.B. Cookies, Pixel), um das Nutzerverhalten zu analysieren – auch unabhängig von einer Anmeldung.
Diese Verarbeitungen liegen in der Verantwortung des Plattformbetreibers und basieren ggf. auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 25 Abs. 1 TDDDG. exporto hat auf diese Prozesse keinen Zugriff und erhält lediglich anonymisierte Statistiken (zB. Seitenaufrufe, Reichweite).
VI. Speicherdauer
Die von uns selbst über Social-Media-Plattformen verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Öffentliche Beiträge verbleiben grundsätzlich, bis sie gelöscht werden oder wir zur Löschung verpflichtet sind. Die Speicherdauer durch Plattformbetreiber entnehmen Sie bitte deren Datenschutzhinweisen.
VII. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 15–21 DSGVO).
Diese Rechte können Sie sowohl gegenüber uns als auch gegenüber dem jeweiligen Plattformbetreiber geltend machen. Für Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte auf der jeweiligen Plattform, nutzen Sie bitte deren Datenschutzerklärungen:
Stand: Oktober 2026
